1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es adoptada por CEROFY S.A.S, sociedad comercial constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.710.754, inscrita en la Cámara de Comercio de Armenia, Quindío.

Datos de contacto:

• Razón social: CEROFY S.A.S
• NIT: 901.710.754
• Registro Mercantil: Cámara de Comercio de Armenia, Quindío
• Correo electrónico: ha******@****fy.com
• Sitio web: www.cerofy.com

2. MARCO LEGAL

Esta Política se fundamenta en la normativa colombiana vigente sobre protección de datos personales, en especial:

• Constitución Política de Colombia, Artículo 15 (derecho a la intimidad y al habeas data).
• Ley Estatutaria 1266 de 2008 – Disposiciones generales del habeas data.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 – Régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 – Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25.
• Circular Externa SIC 02 de 2015 y demás instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política se entiende por:

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, estado de salud, orientación sexual, datos biométricos, entre otros).
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento. En este caso: CEROFY S.A.S.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.).
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita al titular sobre la existencia de la política de tratamiento.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

4. PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO

CEROFY S.A.S se compromete a respetar los siguientes principios:

• Legalidad: El tratamiento se realizará conforme a la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementen.
• Finalidad: Los datos serán recolectados con finalidades determinadas, explícitas y legítimas, debidamente informadas al titular.
• Libertad: El tratamiento solo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o calidad: La información será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Se garantizará al titular el derecho a obtener información sobre los datos que le conciernen en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: Los datos solo serán accesibles a personas autorizadas o en casos previstos por la ley.
• Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, uso fraudulento o alteración.
• Confidencialidad: Las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a guardar reserva sobre la información.

5. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS

5.1 Datos de identificación

Nombre completo, número de identificación (cédula, pasaporte, NIT), fecha de nacimiento, género y nacionalidad.

5.2 Datos de contacto

Dirección de residencia o correspondencia, correo electrónico, número de teléfono y/o celular.

5.3 Datos de navegación y uso

Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas, tiempo de permanencia, cookies y datos de analítica web.

5.4 Datos comerciales y financieros

Información sobre transacciones, historial de compras o contratación de servicios, datos de facturación y, cuando aplique, información bancaria o de medios de pago.

5.5 Datos sensibles

CEROFY S.A.S, con carácter general, no recolecta datos sensibles. En caso de que por la naturaleza de algún servicio específico se requiera su tratamiento, se solicitará autorización expresa y se informará al titular de forma particular sobre dicho tratamiento.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recolectados por CEROFY S.A.S serán utilizados para las siguientes finalidades:

1. Gestionar la relación contractual, comercial y de servicio con clientes, proveedores y aliados.
2. Enviar información comercial, publicitaria o de marketing sobre productos y servicios de CEROFY S.A.S, siempre que el titular haya otorgado su autorización.
3. Cumplir con obligaciones legales, tributarias, contables y regulatorias a cargo de la empresa.
4. Atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) de los titulares.
5. Mejorar la experiencia del usuario en el sitio web y demás canales digitales mediante análisis de datos y cookies.
6. Gestionar procesos de selección y contratación de personal.
7. Realizar estudios estadísticos, análisis de mercado y mejora de productos y servicios internos.
8. Cumplir con obligaciones derivadas de la relación laboral cuando aplique.
9. Transferir datos a terceros nacionales o internacionales cuando sea necesario para la prestación del servicio, cumpliendo los requisitos legales aplicables.
10. Cualquier otra finalidad compatible con las anteriores que sea informada al titular previamente.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

CEROFY S.A.S recolectará el consentimiento del titular de forma previa, expresa e informada, mediante los siguientes mecanismos:

• Formularios en línea o físicos con casilla de autorización.
• Aceptación de términos y condiciones en el sitio web.
• Firma de contratos o documentos que incluyan la cláusula de autorización.
• Confirmación por correo electrónico cuando aplique.

La autorización se conservará en los archivos de la empresa y estará disponible para el titular que la solicite. CEROFY S.A.S no recolectará datos sin la debida autorización, salvo en los casos exceptuados por la ley (Art. 10, Ley 1581 de 2012).

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CEROFY S.A.S.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que no se requiera.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite interno ante el responsable.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

9. CONSULTAS Y RECLAMOS (PQRS)

9.1 Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de CEROFY S.A.S. La solicitud deberá enviarse al correo ha******@****fy.com con el asunto ‘Consulta Datos Personales’, indicando nombre completo, número de identificación y descripción de la consulta.

CEROFY S.A.S responderá en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible atender en ese término, se informará al titular indicando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.

9.2 Reclamos

Cuando el titular considere que la información contenida en la base de datos debe ser corregida, actualizada, suprimida o cuando advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo ante CEROFY S.A.S enviando solicitud al correo ha******@****fy.com con el asunto ‘Reclamo Datos Personales’.

El reclamo deberá contener: identificación del titular, descripción de los hechos, documentos de soporte y pretensión concreta. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales, informando al titular de tal prórroga.

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD

CEROFY S.A.S implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales de accesos no autorizados, pérdida, alteración o uso indebido, entre las que se incluyen:

• Cifrado de datos en tránsito y en reposo.
• Control de acceso basado en roles y principio de mínimo privilegio.
• Políticas internas de seguridad de la información y confidencialidad.
• Capacitación periódica al personal en protección de datos.
• Registro de actividades sobre bases de datos y auditorías periódicas.

En caso de incidentes de seguridad que afecten los datos personales, CEROFY S.A.S notificará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados, conforme a los plazos y condiciones establecidos en la normativa vigente.

11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS

CEROFY S.A.S podrá transferir o transmitir datos personales a terceros nacionales o internacionales cuando sea necesario para la prestación de los servicios contratados. En tales casos se garantizará que:

• El destinatario ofrezca niveles de protección adecuados conforme a la ley colombiana.
• Exista un contrato de transmisión de datos que establezca las obligaciones del encargado.
• Se cuente con la autorización previa del titular, salvo en los casos exceptuados por ley.

Los países receptores de datos de ciudadanos colombianos deberán contar con niveles de protección adecuados según lo determine la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE RASTREO

El sitio web de CEROFY S.A.S utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario, analizar el tráfico y personalizar el contenido. Los tipos de cookies empleadas son:

• Cookies técnicas o esenciales: necesarias para el funcionamiento básico del sitio.
• Cookies analíticas: permiten medir el uso del sitio y mejorar su funcionamiento.
• Cookies de personalización: recuerdan preferencias del usuario.
• Cookies publicitarias: cuando aplique, facilitan la entrega de anuncios relevantes.

El usuario puede configurar o deshabilitar las cookies desde su navegador. Sin embargo, deshabilitar ciertas cookies puede limitar la funcionalidad del sitio.

13. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

Los datos personales se conservarán por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades que motivaron su recolección y mientras subsistan las obligaciones legales, contractuales o regulatorias aplicables. Una vez cumplida la finalidad y vencidos los términos legales, los datos serán suprimidos de forma segura e irreversible de las bases de datos de CEROFY S.A.S.

14. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

CEROFY S.A.S, en el desarrollo ordinario de sus actividades, no recolecta deliberadamente datos personales de menores de dieciocho (18) años. En aquellos casos en que, por la naturaleza del servicio, sea necesario el tratamiento de datos de menores, se garantizará que dicho tratamiento responda y respete el interés superior del menor, y se contará con la autorización de sus representantes legales (padres o tutores), conforme a los artículos 7 y 12 de la Ley 1581 de 2012.

15. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

La presente Política rige a partir del 07 de marzo de 2026 y deroga cualquier versión anterior. CEROFY S.A.S se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento para adaptarla a cambios normativos, empresariales o tecnológicos. Toda modificación relevante será informada a los titulares a través del sitio web y/o por correo electrónico con antelación razonable.

La versión actualizada se encontrará siempre disponible en el sitio web de CEROFY S.A.S.

16. CANAL DE CONTACTO Y OFICIAL DE PRIVACIDAD

Para el ejercicio de derechos, consultas, reclamos o cualquier asunto relacionado con el tratamiento de datos personales, el titular puede comunicarse con CEROFY S.A.S a través de:

• Correo electrónico: ha******@****fy.com
• Asunto del correo: ‘Datos Personales – [tipo de solicitud]’

CEROFY S.A.S designará internamente a la persona o área responsable de la atención de solicitudes en materia de datos personales, cuya información estará disponible para los titulares que la requieran.

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